• MY SPA Wellnessplaner
    MY SPA Wellnessplaner
    Leicht zu bedienen
    Für die Planung Ihrer Angebote
    im Beauty-, Wellness- oder Sportbereich.

MY SPA im Detail

Spa Anwendungen und Kurse

Freie Termine auf einen Blick

MY SPA ist ein Wellnessplaner für Ihre Angebote im Beauty-, Wellness- oder Sportbereich. Er ermöglicht jedem Mitarbeiter und externen Vertriebspartnern die geprüfte Reservierung einer Behandlung, wann immer Ihr Gast Sie darauf anspricht.

Wird Ihre aktuelle Software nicht mehr weiterentwickelt oder findet Ihre Terminplanung für Anwendungen auf Zetteln, Excel-Sheets oder in Outlook statt? Durch fehlerfreie und schnelle Buchung wird die Auslastung erhöht und optimiert. Die Software wird über das Internet bedient und ermöglicht auch Buchungen durch externe Partner wie z.B. angeschlossene Hotels oder Tourismus Büros, die Ihr Angebot nicht kennen müssen, um Termine planungssicher reservieren können. 

MY SPA unterstützt Sie bei der Personalplanung und Auslastungsoptimierung Ihres Spa- und Wellnessbereichs, denn es berücksichtigt Öffnungs- und individuelle Arbeitszeiten und Befähigungen Ihrer Spezialisten ebenso, wie besondere Voraussetzungen einzelner Treatments.

  • Komplexer Abgleich von Räumen, Geräten, Rüstzeiten und für die Anwendung qualifizierter Fachkräfte
  • Berücksichtigung von Öffnungszeiten, Online Buchbarkeit, individuellen Arbeitszeiten/ Abwesenheiten
  • Jederzeit aktuelle Zahlen: Umsatzstatistiken, Auslastungszahlen, Personaldaten, Provision

Anwendungen

Bestimmen Sie Dauer, Preis, Kalenderfarbe, Behandler und Räume. Anwendungen könne in verschiedenen Versionen hinterlegt werden: Unterschiedliche Behandlungsdauer, abweichende Preise oder Rüstzeiten. Die Buchung erfolgt über verschiedene Wege - je nach dem, ob sich der Benutzer mit dem Angebot auskennt. Paarbehanlungen berücksichtigen zwei Gäste und zwei Behandler, und auch eine vierhändige Behandlung wird abgebildet.

Kursverwaltung

Mit der MY SPA Kursverwaltung sind Sportprogramme und Gruppen-Termine einfach zu planen. Yoga-, Ski-Kurse, Salzgrotte oder Ausflüge - Kurse werden mit ihrem Erscheinungsbild, möglichen Kursleiter und Räumen oder Treffpunkten konfiguriert und in bestimmten Zeitintervallen einmalig, täglich oder wöchentlich terminiert. Farbkennzeichnungen zeigen die Belegung auf einen Blick und bieten Funktionen für Buchungen an. Gäste werden schnell hinzugefügt, und Teilnehmerlisten gedruckt. Kursbeschreibungen und Wochenpläne können, mit eigenen Texten und Bilder versehen, erzeugt werden.

MY SPA Pakete, Arrangements und Abonnements

Wellness Pakete, Arrangements und Abonnements

Aus Ihren Anwendungen und Kursen können Sie mit wenigen Klicks Pakete zusammenstellen. Ein Paket kann aus verschiedenen Anwendungen, Kursen oder einer Anzahl gleicher Angebote bestehen, oder sich z.B. aus einem Probetraining (kostenfrei), einer Körperanalyse und 10 Trainingseinheiten zusammensetzen, die ein Jahr gültig sind.

Ganz gleich ob Valentins- oder Weihnachtsspecial – Ihren kreativen Marketing Ideen sind keine Grenzen gesetzt. Die einzelnen Termine werden zu einem beliebigen Zeitpunkt für den Kunden reserviert. Schwer zu verwalten? Nein. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, welche Leistung  der Kunde bereits in Anspruch genommen hat, werden Pakete in einer eigenen Maske verwaltet, zeigen sich aber in den Tagesplänen wie reguläre Termine.

Zusammenspiel mit dem Hotelsystem

Wellnessangebote werden häufig zusammen mit dem Hotelaufenthalt arrangiert. Bei einem angebundenen Hotelsystem - protel oder Suite 8 - werden die Bestandteile des Arrangements an MY SPA übertragen. Sofern im Hotelsystem ein Guthaben angelegt wurde, übermittelt MY SPA die erfolgreiche Durchführung. Das geht auch automatisch.

 

MY SPA Artikelverkauf

Upselling im Spa

Der Verkauf von Zusatzartikeln ist ein entscheidender wirtschaftlicher Faktor, den Deckungsbeitrag des Spa Bereichs für das Hotels zu steigern. Um so wertvoller wird die Beratung, wenn der Behandler die Verkaufshistorie des Gastes beim nächsten Besuch kennt.

Ihre Spa Verkaufsartikel verwalten Sie in MY SPA und wählen die Produkte aus der Auswahl oder scannen den EAN Code des Produktes. Wareneingänge und Korrekturen im Abgleich mit der integrierten Inventurliste werden manuell erfasst, Verkäufe und Reservierungen automatisch geführt. Verkaufsprodukte buchen Sie einem Gast an vielen Stellen hinzu: im Kundenprofil, in den Termin, den Terminübersichten... überall dort, wo Sie einen Warenkorb sehen.

Die Abrechnung ist übersichtlich: alle noch unbezahlten Leistungen des Gastes werden jederzeit zur Abrechnung vorgeschlagen. Preise können - je nach Berechtigung des Mitarbeiters - bearbeitet werden. Trinkgelder werden einfach und schnell für die Behandler eingetragen. Alle Positionen werden entweder direkt an das Hotelsystem geschickt.

Tagesgäste und Direktzahler

Falls Sie Tagesgäste nicht im Hotelsystem anlegen möchten oder auch eine direkte Zahlung von Spa Umsätzen ermöglichen wollen: Entscheiden Sie sich für die Einbindung unseres GoBD konformen Kassensystems MY POS. In der Kasse angelegte Zahlarten werden direkt in der MY SPA Oberfläche angeboten und an angeschlossene Kassendrucker, auch mit Kassenladenöffnung, geschickt.

Der Vorteil: die komfortable Abrechnungsmaske für die Buchung der Umsätze auf die Hotelrechnung wird beibehalten und ergänzt durch die Auswahl direkter Zahlarten aus der MY POS Kasse. Für die Abrechnung erweiterter Buchungsvorgänge wie Rechnungen teilen, Vorgänge zusammenlegen, Finanzsplitting mit mehreren Zahlarten steht die Kassenoberfläche im Browserfenster zur Verfügung. Über das Kassenverwaltungsbackend können die Artikelverwaltung, Statistik und Abschläge aufgerufen werden.

Für Österreich ist die vorgeschriebene Anbindung an die Finanzbehörden vorhanden, für Deutschland ist sie in Umsetzung, Fiskaldrucker, z.B. für Italien, können ebenfalls verbunden werden.

Als Vorgangskasse kann MY POS für Ihren Tagesgast am Eintritt einen Vorgang öffnen, der entsprechend einer Spindnummer, Mitgliedsnummer, oder RFID Transponder benannt wird. Auf diesen Vorgang wird im Laufe des Aufenthaltes nicht nur der Eintritt gebucht, sondern z.B. auch Verzehr mit Bestellung an Bar- und Küchendrucker. Buchungen aus dem Spa Bereich können mit bereits in MY SPA eingetragenen Reduktionen, Zusatzartikelverkäufen und Trinkgeldern für bestimmte Behandler gebündelt auf geöffnete Vorgänge aufgebucht werden.

 

 

MY SPA Mitarbeiterverwaltung

Berechtigung und Arbeitszeitmodelle

MY SPA bietet eine mehrstufige Berechtigungsstruktur: vom einfachen Benutzer, der nur seine eigenen Termine sehen und pflegen kann, über Artikel- und Stammdatenverwalter und Administratoren, die den gesamten Spa Betrieb verwalten und vollen Zugriff auf das Reporting haben. Nicht nur Spa Termine könmen gepflegt werden, sondern auch Meetings, Urlaube oder selbst gestaltete Terminarten, bei denen Sie bestimmen, zu welchem Prozentsatz solche Tätigkeiten in den Auslastungsreport fließen sollen.

Mitarbeiter Arbeitszeiten können dauerhaft eingetragen werden oder mithilfe von Schichtplänen oder Arbeitszeitvorlagen wochenweise zugeteilt werden. Erstellen Sie Ihre eigenen Wochenarbeitszeitmodelle! Ein Arbeitszeitreport klärt, wieviele Stunden ein Mitarbeiter gearbeitet hat. Das hilft bei freien Mitarbeitern, die monatliche Arbeitszeit einzuhalten.

Provisionen

Das MY SPA Provisionsmodell ist pro Mitarbeiter frei gestaltbar: Benennen Sie einen Mindestumsatz für Dienstleistungen und Artikelverkäufe und eine prozentuale Beteiligung. MY SPA rechnet Dienstleistungsumsätze für Behandler und Kursleiter aus, beachtet Nachlässe und reduzierte Paketpreise und weist gebuchte Trinkgelder aus. Artikel können frei verkauft werden oder zu Behandlungsterminen hinzugebucht werden - in diesem Fall rechnen wir den Verkaufsumsatz dem Behandler zu.

Technische Basis

Software as a Service
Ganz entspannt: Software as a Service

Ihre Daten sind immer privat und niemals mit den Daten anderer Kunden geteilt gehostet. Jede MY SPA Installation wird als separater virtueller Server verwaltet.

Virtuelle Maschinen

Den Ort der Installation bestimmen Sie: vorkonfiguriert für eine Installation auf Ihren Server vor Ort oder im Hetzner Rechenzentrum. 

Befindet sich Ihr Hotel an wunderschönen, aber abgelegenen Orten, und Sie haben manchmal Probleme mit der Internetverbindung oder Stromversorgung? Bei einer Vor Ort Serverinstallation arbeiten Sie zwar mithilfe des auf Ihren Geräten installierten Browsers, aber dennoch lokal. Wir sichern Ihre Datenbank täglich nachts in ein Rechenzentrum. Falls nötig, ist Ihre Installation innerhalb kürzester Zeit neu aufgesetzt und wieder erreichbar. Für die Ausfallsicherheit sorgen zusätzlich Mitarbeiterpläne, die Sie sich regelmäßig und automatisch für die kommenden drei Tagen schicken lassen können.

Unsere Software ist webbasiert

Das heißt, Sie benötigen keine Arbeitsplatz- oder Rechner-Installation, sondern verwenden den Browser Ihrer Geräte. Die Software ist auf einem Server installiert - wo, das ist Ihre Wahl: in unserer Cloud, auf einem Server bei Ihnen vor Ort oder privat im Rechenzentrum. Ab da arbeiten alle berechtigten Mitarbeiter und wenn Sie möchten, auch Ihre Kunden, parallel. Sie benötigen keine fest installierten Programme an bestimmten Arbeitsplätzen, keinen neuen PC, kein bestimmtes Betriebssystem. Arbeiten Sie mit den Geräten, die Sie haben, von wo Sie möchten.