• MY SPA Wellnessplaner
    MY SPA Wellnessplaner
    Leicht zu bedienen
    Für die Planung Ihrer Angebote
    im Beauty-, Wellness- oder Sportbereich.

Ein Wellnessplaner, der alles einfach macht

MY SPA Wellnessplaner

Ein Wellnessplaner soll Spa Mitarbeiter entlasten - ohne lange Einarbeitungszeit

Bei der Entwicklung des MY SPA Wellnessplaners haben wir bereits in 2010 Wert darauf gelegt, die Software übersichtlich zu gestalten. Seither sind viele neue Features hinzugekommen und es werden ständig mehr. Dennoch hören wir mit Freude von unseren Kunden und ihren Spa Mitarbeitern, dass sie sich schnell zurecht finden.

  • Klare Menüführung, Hinweise, Icons und Hilfetexte
  • Buchen, Ändern, Zahlen und Artikelverkauf über verschiedene Wege
  • Informationen aus dem angebundenen Hotel-System
  • Verständliche und bebilderte Handbücher

Planungssicherheit ist wichtig, muss aber auch übergangen werden können, wenn der Mitarbeiter weiß, was er tut. So sind Überbuchungen, Preisänderung, Terminüberschneidungen und Buchungen außerhalb der Arbeitszeit möglich, aber nur durch dazu autorisiertes Personal.

Leicht zu bedienen, aber alles andere als schlicht

Wellness Hotels & Resorts

Im Hintergrund arbeitet für Sie ein System, das auf internationales Arbeiten eingerichtet ist. Wo auch immer auf der Welt sich Ihre Spa's befinden, MY SPA verwaltet verschiedene Zeitzonen, Währungen, Hotel-System Schnittstellen und Sprachen. Echtes Multi-Property. Darauf verlassen sich unsere Kunden und Kooperationspartner, zum Beispiel TUI BLUE Hotels und Magic Life Clubs.

MY SPA Video

MY SPA im Detail

Spa Anwendungen und Kurse

Freie Termine auf einen Blick

MY SPA ist ein Wellnessplaner für Ihre Angebote im Beauty-, Wellness- oder Sportbereich. Er ermöglicht jedem Mitarbeiter und externen Vertriebspartnern die geprüfte Reservierung einer Behandlung, wann immer Ihr Gast Sie darauf anspricht.

Wird Ihre aktuelle Software nicht mehr weiterentwickelt oder findet Ihre Terminplanung für Anwendungen auf Zetteln, Excel-Sheets oder in Outlook statt? Durch fehlerfreie und schnelle Buchung wird die Auslastung erhöht und optimiert. Die Software wird über das Internet bedient und ermöglicht auch Buchungen durch externe Partner wie z.B. angeschlossene Hotels oder Tourismus Büros, die Ihr Angebot nicht kennen müssen, um Termine planungssicher reservieren können. 

MY SPA unterstützt Sie bei der Personalplanung und Auslastungsoptimierung Ihres Spa- und Wellnessbereichs, denn es berücksichtigt Öffnungs- und individuelle Arbeitszeiten und Befähigungen Ihrer Spezialisten ebenso, wie besondere Voraussetzungen einzelner Treatments.

  • Komplexer Abgleich von Räumen, Geräten, Rüstzeiten und für die Anwendung qualifizierter Fachkräfte
  • Berücksichtigung von Öffnungszeiten, Online Buchbarkeit, individuellen Arbeitszeiten/ Abwesenheiten
  • Jederzeit aktuelle Zahlen: Umsatzstatistiken, Auslastungszahlen, Personaldaten, Provision

Anwendungen

Bestimmen Sie Dauer, Preis, Kalenderfarbe, Behandler und Räume. Anwendungen könne in verschiedenen Versionen hinterlegt werden: Unterschiedliche Behandlungsdauer, abweichende Preise oder Rüstzeiten. Die Buchung erfolgt über verschiedene Wege - je nach dem, ob sich der Benutzer mit dem Angebot auskennt. Paarbehanlungen berücksichtigen zwei Gäste und zwei Behandler, und auch eine vierhändige Behandlung wird abgebildet.

Kursverwaltung

Mit der MY SPA Kursverwaltung sind Sportprogramme und Gruppen-Termine einfach zu planen. Yoga-, Ski-Kurse, Salzgrotte oder Ausflüge - Kurse werden mit ihrem Erscheinungsbild, möglichen Kursleiter und Räumen oder Treffpunkten konfiguriert und in bestimmten Zeitintervallen einmalig, täglich oder wöchentlich terminiert. Farbkennzeichnungen zeigen die Belegung auf einen Blick und bieten Funktionen für Buchungen an. Gäste werden schnell hinzugefügt, und Teilnehmerlisten gedruckt. Kursbeschreibungen und Wochenpläne können, mit eigenen Texten und Bilder versehen, erzeugt werden.

MY SPA Pakete, Arrangements und Abonnements

Wellness Pakete, Arrangements und Abonnements

Aus Ihren Anwendungen und Kursen können Sie mit wenigen Klicks Pakete zusammenstellen. Ein Paket kann aus verschiedenen Anwendungen, Kursen oder einer Anzahl gleicher Angebote bestehen, oder sich z.B. aus einem Probetraining (kostenfrei), einer Körperanalyse und 10 Trainingseinheiten zusammensetzen, die ein Jahr gültig sind.

Ganz gleich ob Valentins- oder Weihnachtsspecial – Ihren kreativen Marketing Ideen sind keine Grenzen gesetzt. Die einzelnen Termine werden zu einem beliebigen Zeitpunkt für den Kunden reserviert. Schwer zu verwalten? Nein. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, welche Leistung  der Kunde bereits in Anspruch genommen hat, werden Pakete in einer eigenen Maske verwaltet, zeigen sich aber in den Tagesplänen wie reguläre Termine.

Zusammenspiel mit dem Hotelsystem

Wellnessangebote werden häufig zusammen mit dem Hotelaufenthalt arrangiert. Bei einem angebundenen Hotelsystem - protel oder Suite 8 - werden die Bestandteile des Arrangements an MY SPA übertragen. Sofern im Hotelsystem ein Guthaben angelegt wurde, übermittelt MY SPA die erfolgreiche Durchführung. Das geht auch automatisch.

 

MY SPA Artikelverkauf

Upselling im Spa

Der Verkauf von Zusatzartikeln ist ein entscheidender wirtschaftlicher Faktor, den Deckungsbeitrag des Spa Bereichs für das Hotels zu steigern. Um so wertvoller wird die Beratung, wenn der Behandler die Verkaufshistorie des Gastes beim nächsten Besuch kennt.

Ihre Spa Verkaufsartikel verwalten Sie in MY SPA und wählen die Produkte aus der Auswahl oder scannen den EAN Code des Produktes. Wareneingänge und Korrekturen im Abgleich mit der integrierten Inventurliste werden manuell erfasst, Verkäufe und Reservierungen automatisch geführt. Verkaufsprodukte buchen Sie einem Gast an vielen Stellen hinzu: im Kundenprofil, in den Termin, den Terminübersichten... überall dort, wo Sie einen Warenkorb sehen.

Die Abrechnung ist übersichtlich: alle noch unbezahlten Leistungen des Gastes werden jederzeit zur Abrechnung vorgeschlagen. Preise können - je nach Berechtigung des Mitarbeiters - bearbeitet werden. Trinkgelder werden einfach und schnell für die Behandler eingetragen. Alle Positionen werden entweder direkt an das Hotelsystem geschickt.

Tagesgäste und Direktzahler

Falls Sie Tagesgäste nicht im Hotelsystem anlegen möchten oder auch eine direkte Zahlung von Spa Umsätzen ermöglichen wollen: Entscheiden Sie sich für die Einbindung unseres GoBD konformen Kassensystems MY POS. In der Kasse angelegte Zahlarten werden direkt in der MY SPA Oberfläche angeboten und an angeschlossene Kassendrucker, auch mit Kassenladenöffnung, geschickt.

Der Vorteil: die komfortable Abrechnungsmaske für die Buchung der Umsätze auf die Hotelrechnung wird beibehalten und ergänzt durch die Auswahl direkter Zahlarten aus der MY POS Kasse. Für die Abrechnung erweiterter Buchungsvorgänge wie Rechnungen teilen, Vorgänge zusammenlegen, Finanzsplitting mit mehreren Zahlarten steht die Kassenoberfläche im Browserfenster zur Verfügung. Über das Kassenverwaltungsbackend können die Artikelverwaltung, Statistik und Abschläge aufgerufen werden.

Für Österreich ist die vorgeschriebene Anbindung an die Finanzbehörden vorhanden, für Deutschland ist sie in Umsetzung, Fiskaldrucker, z.B. für Italien, können ebenfalls verbunden werden.

Als Vorgangskasse kann MY POS für Ihren Tagesgast am Eintritt einen Vorgang öffnen, der entsprechend einer Spindnummer, Mitgliedsnummer, oder RFID Transponder benannt wird. Auf diesen Vorgang wird im Laufe des Aufenthaltes nicht nur der Eintritt gebucht, sondern z.B. auch Verzehr mit Bestellung an Bar- und Küchendrucker. Buchungen aus dem Spa Bereich können mit bereits in MY SPA eingetragenen Reduktionen, Zusatzartikelverkäufen und Trinkgeldern für bestimmte Behandler gebündelt auf geöffnete Vorgänge aufgebucht werden.

 

 

MY SPA Onlinebuchung

Online Buchungen durch Ihre Gäste

MY SPA bietet Ihnen als Modul eine integrierte Online Buchungsstrecke oder eine Schnittstelle für Ihre eigene IBE an. 

Wählen Sie, welche Anwendungen Sie über die Kundenbuchungsstrecke anbieten möchten und bestimmen Sie die zeitliche Steuerung Ihres Angebots sowie  Terminvorlaufzeit, Zeitraum der Vorausbuchung und Terminbeginn. Die Terminreservierung über die MY SPA Buchungsstrecke bucht direkt in Ihren Kalender ein und enthält selbstverständlich alle Mehrfachprüfungen. Eine Überbuchung ist ausgeschlossen.

In MY SPA erkennen Sie Online Buchungen an der Kennzeichnung. Ihre Gäste erhalten eine Bestätigungsmail und Sie eine Hinweismail.

Falls Sie Ihre eigene Buchungstrecke, Digitale Gästemappe oder App für die Terminreservierung verwenden möchten, bietet Ihnen unsere Webbooking Schnittstelle dieselbe Funktionalität.

MY SPA Mitarbeiterverwaltung

Berechtigung und Arbeitszeitmodelle

MY SPA bietet eine mehrstufige Berechtigungsstruktur: vom einfachen Benutzer, der nur seine eigenen Termine sehen und pflegen kann, über Artikel- und Stammdatenverwalter und Administratoren, die den gesamten Spa Betrieb verwalten und vollen Zugriff auf das Reporting haben. Nicht nur Spa Termine könmen gepflegt werden, sondern auch Meetings, Urlaube oder selbst gestaltete Terminarten, bei denen Sie bestimmen, zu welchem Prozentsatz solche Tätigkeiten in den Auslastungsreport fließen sollen.

Mitarbeiter Arbeitszeiten können dauerhaft eingetragen werden oder mithilfe von Schichtplänen oder Arbeitszeitvorlagen wochenweise zugeteilt werden. Erstellen Sie Ihre eigenen Wochenarbeitszeitmodelle! Ein Arbeitszeitreport klärt, wieviele Stunden ein Mitarbeiter gearbeitet hat. Das hilft bei freien Mitarbeitern, die monatliche Arbeitszeit einzuhalten.

Provisionen

Das MY SPA Provisionsmodell ist pro Mitarbeiter frei gestaltbar: Benennen Sie einen Mindestumsatz für Dienstleistungen und Artikelverkäufe und eine prozentuale Beteiligung. MY SPA rechnet Dienstleistungsumsätze für Behandler und Kursleiter aus, beachtet Nachlässe und reduzierte Paketpreise und weist gebuchte Trinkgelder aus. Artikel können frei verkauft werden oder zu Behandlungsterminen hinzugebucht werden - in diesem Fall rechnen wir den Verkaufsumsatz dem Behandler zu.

MY SPA Lizenzmodelle

Transparente Lizensierung

Unsere Lizenzmodelle bieten Lösungen an, die sich nach Ihrem Bedarf richten – an der Zahl Ihrer Standorte, mit oder Anbindung an ein Hotel, ob Sie dort über eine gute Internetanbindung verfügen oder internetunabhängig arbeiten möchten. Was Sie zusätzlich zur MY SPA Lizenz buchen können, sind einige Module, die nicht jeder benötigt, und deshalb auch nicht dafür zahlt.

MY SPA eignet sich für:

  • Einzel-Spa's
  • Spa's mit Hotel-Anbindung
  • Spa's mit eigener Abrechnung und Kasse
  • Spa Betriebe einer Kette in einem gemeinsamen System

 

Keine Pro Platz oder -Raum Lizenz

Unsere Software ist webbasiert. Das heißt, Sie benötigen keine Arbeitsplatz- oder Rechner-Installation, sondern verwenden den Browser Ihrer Geräte. Die Software ist auf einem Server installiert - wo, das ist Ihre Wahl: in unserer Cloud, auf einem Server bei Ihnen vor Ort oder privat im Rechenzentrum. Ab da arbeiten alle berechtigten Mitarbeiter und wenn Sie möchten, auch Ihre Kunden, parallel. Sie benötigen keine fest installierten Programme an bestimmten Arbeitsplätzen, keinen neuen PC, kein bestimmtes Betriebssystem. Arbeiten Sie mit den Geräten, die Sie haben, von wo Sie möchten.

Unsere Server-Lizenz ist unbegrenzt und unabhängig von der Zahl Ihrer Arbeitsplätze, Räume, Gäste, Angebote, Buchungen..... Auch die Anzahl Ihrer Zimmer ist für uns nicht wichtig.

International

Wo auch immer auf der Welt sich Ihre Spa's befinden, MY SPA verwaltet verschiedene Zeitzonen, Währungen, Hotel-System Schnittstellen und Sprachen. Echtes Multi-Property. Darauf verlassen sich zum Beispiel TUI BLUE Hotels und Magic Life Clubs.

MY SPA BOX

MY SPA kommt als vorkonfigurierte Virtuelle Maschine

Den Ort der Installation bestimmen Sie: sei es zur Installation auf Ihren Server vor Ort oder im Rechenzentrum. Oder auf der MY SPA Box, die Sie nur noch in Ihr Netzwerk integrieren.

Befindet sich Ihr Hotel an wunderschönen, aber abgelegenen Orten, und Sie haben manchmal Probleme mit der Internetverbindung oder Stromversorgung? Bei einer Vor Ort Serverinstallation arbeiten Sie zwar mithilfe des auf Ihren Geräten installierten Browsers, aber dennoch lokal. Wir sichern Ihre Datenbank täglich nachts in ein Rechenzentrum. Falls nötig, ist Ihre Installation innerhalb kürzester Zeit neu aufgesetzt und wieder erreichbar. Für die Ausfallsicherheit sorgen zusätzlich Mitarbeiterpläne, die Sie sich regelmäßig und automatisch für die kommenden drei Tagen schicken lassen können.

Unsere Software ist webbasiert

Das heißt, Sie benötigen keine Arbeitsplatz- oder Rechner-Installation, sondern verwenden den Browser Ihrer Geräte. Die Software ist auf einem Server installiert - wo, das ist Ihre Wahl: in unserer Cloud, auf einem Server bei Ihnen vor Ort oder privat im Rechenzentrum. Ab da arbeiten alle berechtigten Mitarbeiter und wenn Sie möchten, auch Ihre Kunden, parallel. Sie benötigen keine fest installierten Programme an bestimmten Arbeitsplätzen, keinen neuen PC, kein bestimmtes Betriebssystem. Arbeiten Sie mit den Geräten, die Sie haben, von wo Sie möchten.

Das Betriebssystem ist Linux

Wer sich auskennt, weiß, dass damit Probleme wie Neustart von Diensten kein Thema mehr ist. Für die Verwaltung eines Spa Betriebs sollte der Virtualisierungshost minimal dies bieten: 100 GB SSD Storage auf der Festplatte, 2 virtuelle CPUs, 2 GB RAM, 1x1 GBit Netzwerk.

Der Zugriff auf die MY SPA Appliance erfolgt über Port 80 und 443 und muss von den Clients aus möglich sein. Hierfür wird eine feste IP Adresse benötigt. Für einen komfortablen Zugriff richten wir gerne optional einen lokalen Hostnamen, z.B. myspa.ihrefirma.local ein. Für Updates und Wartungen muss MY SPA über Port 443 (outgoing) mit dem Internet kommunizieren können.
Soll ein Zugriff über WLAN erfolgen, muss das IP-Netzwerk bzw. die IP-Adresse der Appliance aus dem WLAN erreichbar sein (Port 80 oder 443).
Die Erreichbarkeit von außerhalb über das Internet wird mittels einer Portweiterleitung auf die IP-Adresse von MY SPA eingerichtet (wir empfehlen, dies ausschließlich verschlüsselt über Port 443 umzusetzen). Insbesondere bei Einrichtung des externen Zugriffs ist die Verwendung eines SSL-Zertifikates sinnvoll, das wir gerne auf der Appliance installieren.
Für die Auslieferung von MY SPA als vorinstallierte Hardware-Appliance ist eine weitere feste, verfügbare IP Adresse erforderlich.

International

Wo auch immer auf der Welt sich Ihre Spa's befinden, MY SPA verwaltet verschiedene Zeitzonen, Währungen, Hotel-System Schnittstellen und Sprachen. Echtes Multi-Property. Darauf verlassen sich zum Beispiel TUI BLUE Hotels und Magic Life Clubs.

Was heißt das, 'Webbasiert'?

Webbasierte Anwendungen ermöglichen Ihrem Unternehmen,

Ihren Kunden, Partnern und Mitarbeitern

den sofortigen, autonomen, kostengünstigen, orts- und zeitunabhängigen

Zugang zu Informationen und Funktionalitäten.

Sicherheit von Software im Internet

Ist Ihre Software über den Browser erreichbar, sind Sie maximal flexibel. Sie arbeiten, ohne eine Software auf Ihrem Gerät zu installieren. Sie öffnen einfach Ihren Browser, zum Beispiel Firefox, Internet Explorer, Google Chrome oder andere, und loggen sich dann mit Ihren persönlichen Zugangsdaten ein. Der Funktionsumfang der Software ist an Ihre Benutzerberechtigung gebunden. So arbeitet jeder Mitarbeiter live in der zentralen Datenbank – in der Zentrale, vor Ort oder unterwegs – an den Funktionen, für die er befugt ist.

Verbindungen über das Internet?
Sind die Daten des Betriebs und meiner Gäste sicher?

Wir sind uns bewusst, dass der Schutz Ihrer Kundendaten und die Abwehr von zerstörerischen oder erpresserischen Angriffen von höchster Wichtigkeit ist. Daher hat die Sicherung gegenüber unbefugten Dritten für uns Priorität und wir folgen höchsten Standards.

Jedes unserer webbasierten Systeme installieren wir auf der Infrastruktur, die am besten zu Ihnen passt: Je nachdem, ob Sie an eine stabile Internetverbindung angebunden sind, über eine interne Serverstruktur verfügen oder ausgelagerte Dienste bevorzugen. Ob den Wellnessplaner, das Kassensystem, das touristische Informationssystem oder Ihre Individualprogrammierungen.

Kurz gefasst steht der Datenschutz auf diesen Säulen

  1. Hosting innerhalb Ihres eigenen Intranets oder in zertifizierten Rechenzentren
  2. SSL verschlüsselte Datenübertragung
  3. Datensicherung und Monitoring
  4. Personalisiertes Login mit differenzierter Berechtigungsstruktur

Wir haben eine hohe Kompetenz in der Konzeption von ausfallsicheren Architekturen und passen diese an Ihre Bedürfnisse an. Ob Sie ein internationaler Hotelkonzern mit vernetzten Standorten sind oder ein Hotel an Traumstränden leiten, jedoch mit alptraumhafter Verkabelung kämpfen, oder als Schiff immer in Bewegung sind. Wir realisieren das für Sie passende Konzept.

Sollen wir die Software für Sie hosten? Dann müssen Sie sich um Datensicherungen, Backups und Recovery nicht mehr kümmern, die Gastdaten sind sicher und exclusiv für Sie von Fremdsystemen getrennt. Möchten Sie die Verwaltung der Software der IT Firma Ihres Vertrauens überlassen, arbeiten wir eng mit Ihren Dienstleistern zusammen und unterstützen bei der Installation.

Im Rahmen eines entsprechenden Vertrages sind wir rund um die Uhr für Sie erreichbar:  Sie sprechen mit Technikern, weil wir wissen, dass Sie Unterstützung gerade dann benötigen, wenn andere Menschen frei haben. Denn zu diesen Zeiten sind sie bei Ihnen zu Gast.